Netiqueta

El intercambio de información en Internet, a pesar de su naturaleza "virtual", es también comunicación, por eso la claridad debería de considerarse un factor importante.

A continuación algunas de las sugerencias que son consideras como normas de etiqueta para las comunicaciones en Internet. Las mismas son sólo sugerencias que intentan señalar puntos importantes que afectan la comunicación en forma electrónica. Esperamos que le permitan comunicarse más eficazmente.

• Direcciones y Nombres Personales
• Línea de asunto
• Largo del mensaje, Contenido y Formato
• Respuestas
• Cartas Cadena
• Firmas
• Cortesía
• Caritas (Emoticons)
• Indicadores de Prioridad
• Autoresponders
• Archivos Adjuntos
• Filtros
• Consideraciones Finales

Direcciones y Nombres Personales

Al enviar mensajes de e-mail se recomienda colocar su nombre o el de su empresa, según sea el caso, en el campo correspondiente al remitente. Los apodos también se consideran aceptables siempre y cuando el destinatario pueda identificarle de esta manera. De otra forma si no puede identificarse quien envió el mensaje probablemente será descartado.

Se prefiere siempre configurar el programa de correo para colocar el nombre de la persona a quien se le escribe y no solo su dirección de e-mail, en caso de resultar invalida la dirección esto permitiría a la persona encargada de administrar el servidor de correo identificar a quien está dirigida.

Ejemplo:

La dirección: Sr. Pedro Perez ofrece más información que simplemente: adr568@dominio.com

Línea de asunto

Procure siempre incluir una línea de asunto en sus mensajes de e-mail, casi todos los programas de e-mail le muestran la línea de asunto al revisar su casilla de correo, la misma le permite al destinatario tener una idea del contenido del mensaje, y es frecuentemente usada para archivar mensajes o buscarlos.

La claridad de su línea de asunto le ofrece mayor oportunidad de recibir una pronta respuesta. Colocar "Mensaje" en el asunto lo hace tan general que posiblemente sea atendido de último, mientras que al ser especifico indicando "Solicito precio del producto X" muy probablemente será atendido con prioridad.

Si contesta a un mensaje y cambia el tema asegúrese de cambiar también la línea de asunto para reflejar el cambio, o mejor aun comience con un nuevo mensaje. El asunto es usualmente la manera más fácil que se tiene para identificar el contenido del mensaje, cambiar el tema sin cambiar este podría resultar confuso y dificultar el archivar el mensaje.

Largo del mensaje, Contenido y Formato

Trate de ajustar el largo del mensaje al sentido del contenido: si simplemente está haciendo una pregunta rápida, entonces manténgalo corto y directo al grano.

Trate de mantenerse dentro del tema tanto como le sea posible. Si necesita referirse a un nuevo tema es preferible enviar un nuevo mensaje, esto le ofrecería al destinatario la opción de archivarlo por separado.

Escribir todo el mensaje en mayúsculas lo hace extremadamente difícil de leer (aunque una pequeña parte del mensaje en mayúsculas podría servir para enfatizar un punto). Trate de separar su mensaje en párrafos lógicos y mantener sus oraciones de un largo sensible.

Escribir todo en mayúsculas también es considerado GRITAR, (disculpe la ilustración) y puede resultar ofensivo para algunas personas.

Use siempre una correcta gramática y ortografía, en lo posible trate de emplear un corrector ortográfico para revisar su mensaje. La gramática incorrecta y la falta de ortografía hacen que un mensaje sea difícil de leer y potencialmente confuso. Si sus palabras son lo suficientemente importantes para ser escritas, entonces también son lo suficientemente importantes para ser escritas apropiadamente.

Emplee doble espacio entre párrafos y mantenga a estos cortos, esto permite que su mensaje sea más fácil de leer. El tener todos los párrafos juntos, o uno solo demasiado largo hace parecer a su mensaje una sola idea interminable y dificulta su lectura.

Evite las llamaradas (flames en Ingles), estos son mensajes escritos a disgusto. Los mensajes enviados por un impulso momentáneo generalmente solo tienden a empeorar la situación y frecuentemente se lamentan después. Cálmense y piense al respecto antes de enviar un mensaje así, una simple caminata corta puede hacerle cambiar de opinión rápidamente.

Aunque en la actualidad la mayoría de los programas y servicios de correo soportan los mensajes con formato, responda siempre en el mismo formato que le escriben, o en uno que permita una fácil conversión.

Tenga sumo cuidado al enviar números de tarjetas de crédito u otra información sensible en mensajes de e-mail, estos pueden ser interceptados en transito y un número valido de tarjeta de crédito puede ser dinero en el banco para alguien lo suficientemente inescrupuloso como para usarlo.

Evite colocar en el asunto una frase solo por llamar la atención pero que no tenga relación con el mensaje. Por ejemplo: colocar "Quiero comprar todos sus productos" en el asunto solo para luego en el cuerpo del mensaje preguntar: "¿Dónde está la página de juegos gratis?". Este tipo de mensajes por lo general no son contestados.

Respuestas

Incluya siempre una porción suficiente del mensaje original en su repuesta para proveer contexto. Recuerde que el e-mail no es tan inmediato como una conversación de correo y el destinatario podría no recordar todo el contenido del mensaje original, especialmente si recibe muchos mensajes todos los días.

Incluya lo mínimo necesario del mensaje original. se considera una falta de consideración hacia la otra persona reenviar un mensaje de varias páginas sólo para responder "yo también".

Lo anterior se aplica especialmente a las publicaciones electrónicas como las Ezines y listas de correo. En ese caso reenvíe la publicación original sólo si se requiere para una acción especifica, de resto diríjase a las direcciones indicadas en la misma para cada tema especifico.

Emplee alguna ayuda visual que permita diferenciar al texto incluido del mensaje original de su respuesta, esto hace que su mensaje sea más fácil de entender. Tradicionalmente se ha empleado ">" como indicador de texto incluido del mensaje original, pero puede usarse cualquier otro siempre que el propósito sea claro y sea usado consistentemente, e identar el mismo también ayuda.

Se considera más elegante incluir la porción del mensaje original a responder y luego su respuesta, alternando entre estos tantas veces como sea necesario, esto además permite seguir la secuencia del mensaje más fácilmente, así:

> Porción del mensaje original

Respuesta

> Siguiente fragmento del mensaje original

Respuesta a ese fragmento

Si desea reenviar algo en su totalidad para ser leído por otra persona evite emplear los indicadores de reenvío ">" es desagradable leer mensajes cuyas líneas se cortan, y si considera que es algo deseable de compartir, también debería de ser deseable de leer agradablemente por su receptor.

Ponga especial cuidado donde envía su respuesta, podría ser bochornoso si un mensaje personal termina exponiéndose en una lista de correo, y es generalmente molesto para los demás miembros de la lista.

Pregúntese si su respuesta se justifica, un mensaje enviado a una lista de correo que sólo dice "Acepto" es preferible enviarlo en privado a la persona que envió el mensaje original.

Evite incluir direcciones de anteriores destinatarios en el reenvío y usar la opción con copia oculta. Se considera una violación de la confianza depositada en usted el revelar direcciones de e-mail que son tan privadas y personales como un número de teléfono celular.

Si necesita enviar un mismo mensaje a un grupo de personas y no desea enviarles mensajes individuales, puede emplear la opción de "copia oculta" que ofrecen la mayoría de programas de correo en la actualidad, esta opción evita a quien recibe el mensaje conocer las direcciones de los otros destinatarios.

Al responder a compañías o publicaciones periódicas como Ezines o listas de correo recuerde contestar desde la misma dirección a la cual le escribieron, tome en cuenta que las compañías no tienen todos sus datos, por lo general solo su dirección de e-mail, y de contestarles desde otra dirección podrían considerarle como no subscriptor e ignorar su mensaje al no tener idea de quien les escribe.

Si emplea diferentes colores para el texto de su mensaje recuerde que no todos usan los mismos colores de fondo y lo que en si computador se ve muy bien puede resultar sumamente difícil de leer en el computador de quien lo recibe.

Cartas Cadena

Las cartas cadena son por lo general una solicitud de ayuda o solidaridad con una persona o causa, en la cual se solicita el reenvío de la misma a todas las personas que usted conozca y que estas a su vez hagan lo mismo.

Otra variedad de estas cartas son las que le auguran mala suerte o cualquier clase de indeseables situaciones de no reenviar las mismas a todas las personas que conoce antes de un determinado tiempo que por lo general es muy corto. O por el contrario ofrecen que se ganará usted el premio mayor de la lotería de hacerlo.

EL propósito de estas cartas cadena puede ser tan variado como simplemente alimentar el ego de quien la escribe al verla regresar a su buzón de correo después de varias semanas con cientos de direcciones de e-mail incluidas que indican haberle dado la vuelta al mundo, hasta fraudes económicos.

Es común en estos días que algunas personas "cosechen" direcciones de e-mail para posteriores envíos masivos de material publicitario no solicitado, mejor conocido por su nombre en Ingles "Spam". Es por esta razón que se sugiere en la sección anterior evitar mostrar las direcciones de e-mail en el cuerpo del mensaje.

La mejor opción a tomar con una carta cadena es la de simplemente desecharla y contribuir así, que por lo menos en lo que a usted concierne, la cadena se cortó.

Firmas

Una firma es un pequeño bloque de texto añadido al final de sus mensajes que usualmente contiene información sobre como contactarle. Las firmas son una buena idea pero pueden ser objeto de abuso, el equilibrio es la calve para una buena firma.

Trate de mantener sus firmas cortas, entre 4 y 7 líneas como máximo y con información útil, clara y concisa. Las firmas innecesariamente largas podrían resultar desagradables para algunos.

Se recomienda siempre usar una firma de ser posible, asegúrese que la misma le identifica e incluye diferentes medios para contactarle (teléfono y fax son comunes). En muchos sistemas, particularmente donde el e-mail pasa a través de puertos de enlace, su firma podría ser la única manera de que disponga el destinatario de saber quien es usted.

Algunos programas de correo permiten la inclusión de firmas al azar, esto podría resultar ameno y añadir personalidad a sus mensajes si se emplea cuidadosamente. Se consideran las siguientes reglas:

Mantenerlas cortas. El largo de su firma añade al largo de su mensaje, una cita de 5.000 palabras de una obra literaria usada como firma seguramente no le hará muy popular.

La definición de lo que es considerado "ofensivo" puede variar ampliamente, recuerde que Internet es global y diferentes culturas tienen diferentes costumbres, en lo posible evite frases que puedan resultar ofensivas desde los puntos de vista de religión, raza, política o sexualidad.

Evite comentarios de eventos locales, los mismos pueden resultar insignificantes a destinatarios en otras ciudades, países o culturas

Las firmas variables usualmente son mejores si son entretenidas, descargas polémicas sobre política u otros tales temas podrían resultar desagradables para la mayoría, mientras que una línea que haga sonreír puede alegrar a alguien.

Cortesía

Al igual que con la comunicación en nuestra vida diaria, las reglas de urbanidad también se aplican a la comunicación en Internet.

Si solicita usted algo recuerde escribir "por favor", y si alguien hace algo por usted no olvide decir "gracias". Aunque esto pueda sonar trivial o aun ser tomado como insulto por algunos, es asombroso cuantas personas que son perfectamente educadas en su vida diaria parecen olvidar sus modales al escribir un mensaje de e-mail.

No espere recibir una respuesta inmediata. De no recibir una respuesta en diez minutos no significa que le están ignorando, y no debería ser razón para ofenderse. Se trata de ocuparse de su e-mail cuando puede hacerlo, y aunque usted pueda responder a sus mensajes instantáneamente, recuerde que algunas personas reciben tal volumen de correspondencia a diario que en algunas ocasiones no pueden responderla toda el mismo día.

Recuerde que no existe tal cosa como un sistema de correo seguro. No es recomendable enviar información demasiado personal o sensible por e-mail a menos que sea previamente encriptada usando un programa de encriptación confiable. Tome en cuenta al destinatario, usted no sería la única persona expuesta si un mensaje delicado llegase a las manos equivocadas.

Incluya suficiente información cuando envíe una pregunta para la cual espere recibir una respuesta. Por ejemplo, enviar un mensaje que diga: ¿Que pasa con mi pedido? no sería de ninguna ayuda a quien lo recibe. En este caso sería apropiado enviar el número de pedido, su nombre o el de su compañía, y cualquier otro detalle que permitan identificarle y a su pedido.

Caritas (Emoticons)

El e-mail casi podría ser tan inmediato como una conversación, pero está totalmente desprovisto de "lenguaje corporal". La "cultura" de Internet tiene una respuesta para esta situación, las "caritas" o grupos de caracteres que parecen caras colocadas de lado.

Las siguientes son probablemente las "caritas" más comunes:

:-) ó :) Una carita sonriente vista de lado generalmente indica diversión.

:-( ó :( Una carita triste vista de lado que generalmente expresa decepción o tristeza.

;-) ó ;) Una carita guiñando el ojo, usualmente indica picardía.

;-> Una carita traviesa, suele indicar que el comentario fue hecho de manera provocativa o atrevida.

Hay cientos de estas caritas, algunas más reconocibles que otras.

El usar las caritas comunes cuidadosamente podría mejorar la claridad de su mensaje, al transmitir un matiz que aproxima al "lenguaje corporal". Como cualquier adorno, su abuso podría destruir su valor, se sugiere usarlas con moderación.

Indicadores de Prioridad

Estos pueden resultar sumamente útiles para llamar la atención del destinatario sobre un asunto urgente, pero cuídese de emplearlos con demasiada frecuencia para mensajes sin importancia, pues podrían tener el efecto contrario y sus mensajes pasarían a ser ignorados.

Autoresponders

Un autoresponder es una respuesta automática enviada por un programa de correo para un fin determinado. Esta herramienta es sumamente útil para distribuir planillas o acusar recibo de correspondencia para fines preestablecidos, pero como toda herramienta el abuso de la misma le resta atractivo.

Se aprecia recibir una corta respuesta automática indicando que el receptor se encuentra de viaje y responderá al regresar, nos evita preguntarnos porque no recibimos respuesta.

Pero los mensaje automáticos demasiado obvios que simplemente diga "Ahora no estoy en línea apenas me conecte contesto", o peor aun aquellos que incluyen el mensaje original completo en la respuesta automática son considerados una falta de cortesía.

Archivos Adjuntos

Siempre pregunte primero a la persona a quien le escribe si desea recibir un archivo que usted quiere enviarle, el mismo puede resultar sumamente interesante para usted, pero insignificante para otros.

Se considera una norma de cortesía anunciar en el cuerpo del mensaje la inclusión de un archivo adjunto, de otra manera podría pensarse que es un virus y ser borrado antes de leerlo.

Evite enviar adjuntos archivos de procesadores de palabra u hojas de cálculos para los que existen virus macro conocido, se prefiere convertir estos a formato de "Rich Text Format", (extensión .rtf) que tiene la ventaja adicional de no contener virus y poder ser leído en cualquier plataforma de computación.

Trate siempre de mantener el tamaño de los archivos que envía adjuntos al mínimo, para esto puede emplear los populares programas de compresión de archivos (Zip) que forman parte de las herramientas de sistema de casi todos los internautas.

En caso de ser demasiado grandes los archivos que desea enviar se sugiere enviar la dirección del sitio desde donde los descargó originalmente, así:

http://www.sitio-de-descarga.com/archivo.zip

en ese caso la persona que recibe su mensaje puede decidir si le interesa descargarlos o no.

Filtros

Los nuevos programas de correo permiten filtrar los mensajes recibidos empleando diferentes criterios, entre los más comunes se encuentran:

Mensajes que contengan palabras y frases como "hágase rico rápido", "Gane un premio", "Dinero fácil" y otras por el estilo son filtrados automáticamente por considerarse fraude y van a dar directamente a la papelera.

Mensajes de direcciones conocidas por enviar mensajes publicitarios no solicitados son filtrados.

Mensajes que contengan virus conocidos también son filtrados automáticamente.

En algunos casos los mensajes que contengan archivos adjuntos demasiado grandes son borrados automáticamente del servidor para evitar su descarga.

Consideraciones Finales

Por sobre todo recuerde que el e-mail es acerca de comunicarse con otras personas. Cuando elabore un mensaje reléalo antes de enviarlo, y pregúntese cual sería su reacción si usted lo recibiera. Cualquier tiempo invertido en hacer más clara nuestra comunicación en Internet es tiempo bien invertido, así que comencemos a emplear ese tiempo.